Santé et sécurité

Cette section a pour but de vous fournir des conseils utiles. Toutefois, ces conseils ont leurs limites et vous avez l’obligation légale de veiller à ce que vos équipes, vos sous-traitants et vos partenaires respectent la législation et la réglementation en matière de santé et de sécurité. Tout manquement à cette obligation peut entraîner des poursuites judiciaires et d’autres sanctions légales. Si vous avez besoin d’une aide ou d’informations supplémentaires, n’hésitez pas à contacter Breakbulk Support.

Déclaration de principe

Breakbulk Events & Media est conscient que ses exposants comptent sur nous pour leur offrir, dans l’enceinte du salon, un environnement commercial sûr et sans risque pour la santé. Nous reconnaissons également que l’organisation d’un événement public confère à Breakbulk Events & Media une responsabilité particulière et étend notre devoir de diligence non seulement à notre personnel, mais aussi aux exposants, aux prestataires, au personnel du site et aux visiteurs. L’organisateur est le responsable ultime de la santé et de la sécurité lors du salon.

Afin de garantir le respect de toutes les obligations en matière de santé et de sécurité, les organisateurs s'engagent à :

• Allouer des ressources suffisantes pour atteindre les objectifs en matière de santé et de sécurité.

• Assurer une maîtrise adéquate des risques en matière de santé et de sécurité liés aux activités professionnelles.

• Consultez les responsables du lieu d'accueil, les exposants et les prestataires sur les questions relatives à la santé et à la sécurité.

• Fournir aux salariés et aux autres personnes concernées les informations pertinentes en matière de santé et de sécurité.

• Veiller à ce que tous les salariés soient compétents pour accomplir leurs tâches, notamment en matière de formation à la santé et à la sécurité.

• Veiller, dans la mesure du raisonnable, à ce que les prestataires que nous engageons pour le spectacle soient compétents.

• Dans la mesure où cela est raisonnablement possible, prévenir les accidents et les cas de maladies professionnelles et garantir des conditions de travail sûres et saines.

Lutte contre l'esclavage et la traite des êtres humains

Le groupe Hyve s'engage à respecter les normes éthiques les plus strictes et à veiller à ce que les droits humains de toutes les personnes en relation avec Breakbulk Europe soient respectés et protégés, garantissant ainsi le respect des droits humains de l'ensemble des salariés, prestataires et fournisseurs. Votre présence sur le site est subordonnée au respect de l'ensemble des lois applicables en matière de droits humains et de droit du travail, ainsi que de la loi britannique de 2015 sur l'esclavage moderne (UK Modern Slavery Act 2015).

Le travail forcé, le travail involontaire, le travail des enfants, l'esclavage et la traite des êtres humains sont strictement interdits. Le travail doit être volontaire, et les travailleurs doivent être libres de quitter leur emploi conformément à la loi. Les travailleurs ont droit à la liberté d'association et à la négociation collective ; ils doivent être traités de manière équitable et égale, et ne doivent faire l'objet d'aucune discrimination, d'aucun harcèlement ni d'aucun abus de quelque nature que ce soit.

Câblage et installation électriques

Les installations électriques doivent être réalisées par un entrepreneur qualifié. Tout équipement électrique introduit dans les locaux du site doit être conforme à la réglementation relative aux installations électriques et à celle relative aux machines électriques. Un certificat de conformité (COC) doit être présenté pour tout raccordement électrique effectué au réseau de distribution électrique du site de Rotterdam. Ces certificats ne peuvent être délivrés que par un électricien agréé.

Si ce n’est pas le cas, le matériel sera immédiatement retiré des lieux aux frais de l’exposant et les frais liés à tout dommage causé par un matériel défectueux seront facturés à l’exposant.

En Europe, les exposants et les prestataires doivent se conformer à la réglementation électrique du site. Tous les exposants et prestataires doivent respecter la législation locale et le règlement du site.

• Tous les travaux doivent être effectués par des électriciens compétents et qualifiés, et toutes les installations provisoires doivent être protégées par un disjoncteur différentiel et contrôlées avant la mise sous tension du stand.

• Pendant le montage et le démontage, l'alimentation électrique doit provenir exclusivement des prises temporaires mises à disposition par l'électricien agréé ; il est strictement interdit d'utiliser les prises des agents d'entretien ou toute autre prise de la salle, quelles que soient les circonstances.

• Il doit y avoir un nombre suffisant de prises électriques, correctement installées et de puissance adéquate, afin d'éviter l'utilisation de rallonges et de longs câbles d'alimentation. Si cela s'avère indispensable, les rallonges doivent être correctement protégées par un fusible et limitées à une seule par prise. L'utilisation de multiprises est interdite.

Assurance responsabilité civile professionnelle

Il incombe aux exposants de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle (PLI) couvrant leurs stands, leurs biens et leur personnel contre tous les risques, conformément aux Conditions générales. Le matériel doit être assuré tant pendant le transport que sur le site d’exposition, et ce pendant toute la durée du salon. Vous avez reçu un lien unique vous permettant de télécharger le certificat sur votre portail. Si vous disposez de votre propre assurance PLI, vous devrez en télécharger une copie. Veuillez contacter le service d’assistance Breakbulk si vous avez besoin d’aide supplémentaire.

Toutes les copies des polices d’assurance doivent être soumises avant la date limite fixée au premier jour du montage. L’exposant est entièrement responsable de la souscription d’une assurance responsabilité civile d’un montant de 2 000 000 £.

• Le coût de la police d'assurance s'élève à 195,00 €.

• Cette assurance est réservée aux entreprises exposantes ; les sous-traitants doivent souscrire leur propre assurance offrant le niveau de couverture requis.

La couverture d'assurance doit inclure :

• Assurance responsabilité civile (PLI) d'un montant de 2 000 000 £

• Préjudice corporel

• Réclamations de tiers

• Les frais engagés et/ou les pertes de toute nature, y compris celles résultant de l'annulation ou du report de l'exposition

• Frais médicaux et couverture des bagages

• Valeur du stand, y compris les équipements

Un exemplaire complet des conditions générales, précisant les modalités, les conditions et les exceptions de la couverture, est disponible auprès d’InEvexco Ltd. Il incombe au client de prendre connaissance des conditions générales de la police, car certaines exclusions s’appliquent. Ce service est fourni sans conseil et il appartient au client de s’assurer que les limites minimales sont suffisantes pour répondre à ses besoins.

Les limites standard prévues par la cotisation d’assurance sont les suivantes : Rubriques de couverture Limites standard Résumé succinct de la couverture Frais de l’exposant 20 000 GBP Perte des frais irrécupérables subis à la suite d’une annulation, d’un abandon, d’une interruption, d’un report ou d’un transfert vers un autre lieu ; impossibilité d’ouvrir ou de maintenir ouvert le stand/l’espace du Client en raison de dommages subis par les biens de l’Exposant sur le site du salon, pendant leur transport vers celui-ci ou en raison de dommages causés au site lui-même ; retard ou non-arrivée des objets exposés ou du personnel/des représentants du Client ; défaut de libération du site dans les délais contractuels ; frais et dépenses supplémentaires raisonnables engagés pour éviter ou réduire un sinistre ; pour des raisons indépendantes de la volonté du Client.

Échelles

Les échelles peuvent être utilisées lorsqu'il n'est pas possible d'utiliser une plate-forme de travail ou lorsque l'activité présente peu de risques. Les échelles doivent toujours être utilisées conformément aux instructions du fabricant. De plus, les consignes suivantes doivent être respectées :

• Les échelles doivent être classées « à usage industriel ».

• Les échelles destinées à des travaux à plus de 4 mètres de hauteur ne sont pas autorisées.

• Les échelles appuyées doivent être placées selon l'angle approprié.

• Les échelles ne doivent être utilisées que sur un sol plat et doivent être solidement fixées, par exemple en étant correctement attachées ou, en dernier recours, en étant posées sur leurs pieds.

• Les marches supérieures ne doivent pas servir de plate-forme de travail.

• Les utilisateurs doivent toujours faire face à l'échelle lorsqu'ils montent ou descendent de celle-ci.

• Les escabeaux ne doivent pas être utilisés en position transversale lorsqu'ils sont soumis à des charges latérales.

• Une seule personne à la fois doit monter sur une échelle ou un escabeau, ou y effectuer des travaux.

• Les utilisateurs ne doivent pas aller trop loin.

• Il convient de vérifier l'adéquation et l'absence de défauts des escaliers et des échelles à chaque utilisation.

• Il doit toujours être correctement posé sur ses pieds lorsqu'il est utilisé.

• Il doit être installé sur un sol plat.

• Si un changement d'emplacement de l'échelle s'avère nécessaire, les ouvriers doivent descendre de l'échelle pour la déplacer et ne doivent pas « marcher » sur l'échelle tout en y étant montés.

Descriptions de méthode

Une fiche de procédure est un document essentiel utilisé lors des formations d'initiation à la sécurité ; elle fournit des instructions claires et précises sur la manière d'effectuer en toute sécurité une tâche liée au travail ou d'utiliser un équipement.

Lors de la rédaction de votre fiche de procédure, vous devez :

• Identifiez et décrivez tous les risques potentiels liés à la tâche ou au processus.

• Fournir des consignes détaillées sur la manière d'effectuer la tâche en toute sécurité, notamment les étapes, les procédures et les mesures de sécurité requises.

Un cahier des charges bien préparé garantit que toutes les tâches sont réalisées dans le respect des normes de santé et de sécurité, ce qui permet de réduire au minimum les risques pour le personnel et les biens.

Les exposants ayant réservé un « espace seul » sont tenus de fournir les documents ci-dessous.

Veuillez envoyer tous les formulaires accompagnés des plans de stand à Essential Events pour évaluation.

Date limite : lundi 27 avril 2026.

BBEU26 - Formulaire « Espace d'exposition uniquement »
BBEU26 - Évaluation des risques
BBEU25 - Déclaration de méthode 

EPI

Tous les exposants et prestataires doivent systématiquement porter un équipement de protection individuelle (EPI) adapté pendant les phases de montage et de démontage. Le site et les organisateurs n’autoriseront pas le début des travaux en l’absence d’EPI adéquat.

Pour plus de détails sur l’EPI requis sur place, veuillez vous reporter aux consignes de sécurité de Rotterdam Ahoy.

Les exigences minimales comprennent, sans s’y limiter, celles énumérées ci-dessous ; toutefois, elles varient en fonction de la tâche à accomplir : 

• Chaussures adaptées : pendant les phases de montage et de démontage, le port de talons, de sandales ou de chaussures ouvertes est interdit. Le port de chaussures de sécurité est obligatoire pendant les périodes de montage et de démontage.

• Le port de gilets haute visibilité est vivement recommandé pendant les phases de montage et de démontage dans les zones extérieures des quais de chargement.

• Les personnes travaillant à proximité de chantiers en hauteur doivent porter un casque de sécurité adapté.

• Il convient d'utiliser des échelles de hauteur appropriée. Veuillez vous assurer que votre prestataire apporte le matériel adéquat pour les travaux en hauteur.

Pour plus d'informations sur l'équipement requis, veuillez consulter la section « Travaux en hauteur ».

Déclaration des accidents du travail et des maladies professionnelles

Les travailleurs doivent signaler immédiatement tout accident au bureau des organisateurs et à leur employeur. Un rapport doit être établi sur place par le responsable de la santé et de la sécurité des organisateurs.

Évaluations des risques

Le groupe Hyve a procédé à une évaluation appropriée et suffisante des risques liés à cet événement ; les détails de cette évaluation sont disponibles auprès du bureau de l'organisateur. Les risques généraux associés à tout salon sont les suivants :

• Risques de trébuchement

• Plusieurs prestataires travaillant sur un même lieu de travail

• Chute lors de travaux en hauteur et travaux sur un bord sous tension

• Objets tombant d'une hauteur élevée ou charges tombant de véhicules

• Blessures par choc causées par des véhicules en mouvement

• Effondrement structurel de gradins ou d'un stand d'exposition

• Foyer de légionellose lié à une fontaine

• Cas d'intoxication alimentaire lié à un point de restauration temporaire

• Incendie

• Incident majeur et situation d'urgence civile

• Horaires de travail excessifs.

Il s'agit d'un aperçu et en aucun cas d'un exposé exhaustif des risques liés à cet événement. Il incombe à toutes les parties de veiller à ce que, conformément à la directive-cadre de l'UE (89/391/CEE) et aux autres textes législatifs applicables, des évaluations adéquates soient menées pour tous les risques significatifs. La législation exige également que les risques soient atténués en vue d'obtenir une réduction maximale du niveau de risque dans les limites de ce qui est raisonnablement réalisable. D’une manière générale, l’accent doit toujours être mis sur l’élimination ou la réduction des risques à la source. Il convient de garder à l’esprit que les équipements de protection individuelle constituent généralement une mesure de dernier recours.

Une évaluation des risques est une étape importante pour protéger vos salariés et votre entreprise, ainsi que pour respecter la législation. Elle vous aide à vous concentrer sur les risques qui comptent vraiment sur votre lieu de travail, c’est-à-dire ceux susceptibles de causer un préjudice.

Vous êtes tenu de protéger les personnes dans la mesure où cela est raisonnablement possible. Il s’agit simplement d’examiner attentivement ce qui pourrait causer un préjudice aux personnes, afin que vous puissiez évaluer si vous avez pris suffisamment de précautions ou si vous devriez en faire davantage pour prévenir tout préjudice. Les travailleurs et les autres personnes ont le droit d’être protégés contre les préjudices causés par l’absence de mesures de contrôle raisonnables.

Les exposants « Space Only » sont tenus de fournir les documents ci-dessous.

Veuillez envoyer tous les formulaires accompagnés des plans de stand à Essential Events pour évaluation.

Date limite : lundi 27 avril 2026

BBEU26 - Formulaire réservé à l'espace exposant
BBEU26 - Évaluation des risques
BBEU25 - Fiche de méthode de travail 

Éclairage stroboscopique / effets pyrotechniques

Les effets de lumière stroboscopique sont interdits.

La fumée, le tabac et les effets pyrotechniques sont interdits au Rotterdam Ahoy. L'utilisation de lasers est autorisée uniquement à l'intérieur du périmètre du stand, et en aucun cas à l'extérieur de celui-ci, ni sur les murs ou les plafonds du hall. Tous les effets spéciaux doivent être considérés comme des risques particuliers et sont soumis à des contrôles stricts, conformément à une évaluation des risques et aux exigences légales et spécifiques au site. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez vous adresser à l'organisateur.

Véhicules sur des chandelles

Nous devons être informés de la présence de tous les véhicules exposés au moins 28 jours avant l’événement. Les véhicules doivent être placés dans la zone des stands, à une distance d’au moins 2 mètres du périmètre du stand. Les véhicules exposés sur les stands doivent :

• Elles doivent rester à l'arrêt et leur moteur doit être coupé pendant les heures d'ouverture de l'événement.

• Ne contenez qu'une quantité minimale de carburant.

• Équipez-vous d'un bouchon de réservoir verrouillable.

• Veillez à placer un bac de récupération sous le moteur.

• Être pris en compte dans l'évaluation des risques du stand.

Sous réserve d'une évaluation des risques, le débranchement de la batterie peut s'avérer nécessaire pour les véhicules de plus de dix ans.

Les horaires et dates de livraison et d'enlèvement doivent être convenus avec les organisateurs et approuvés par ceux-ci. Il pourra être demandé aux exposants de laisser un jeu de clés de rechange aux organisateurs en cas d’urgence.

Les véhicules équipés de moteurs à combustion interne ne peuvent être exposés dans les halls et autres zones fermées du site de l’événement qu’après avoir obtenu l’autorisation des organisateurs. Le contenu des réservoirs du véhicule doit être réduit au niveau minimum nécessaire pour faire entrer et sortir le véhicule de la zone et, dans la mesure du possible, les bouchons des réservoirs doivent être verrouillés.

En fonction de l’événement concerné et de l’emplacement de l’exposition, d’autres mesures de sécurité peuvent être exigées, telles que la mise hors service des réservoirs de carburant, le débranchement des batteries et/ou la mise en place d’agents de sécurité.

Dans le cas de véhicules à propulsion électrique, les batteries de propulsion doivent être déconnectées du système d’entraînement à l’aide de l’interrupteur de coupure de sécurité (interrupteur principal).

Véhicules tout-terrain

Toute exposition de véhicules en extérieur doit faire l'objet d'une autorisation préalable de la part du site. Les exposants doivent fournir des informations telles que le poids et les dimensions du véhicule à l'équipe opérationnelle, qui se chargera de coordonner la démarche avec le site afin d'obtenir l'autorisation et de déterminer l'emplacement de l'exposition.

Autorisations de soudage et de travaux à chaud similaires

Les travaux de soudure sur le matériel appartenant à l'exposant ne sont autorisés qu'après consultation et accord de la direction technique de Rotterdam Ahoy.

Travaux en hauteur

Les prestataires et exposants effectuant des travaux en hauteur doivent se conformer à la directive européenne relative au travail en hauteur (2001/45). À ce titre, tout travail en hauteur fait l'objet d'une évaluation des risques.

En l'absence de restrictions spécifiques concernant la hauteur, la hauteur maximale autorisée pour les stands est de 6 mètres. Pour tout stand dont la hauteur dépasse 4 mètres, des calculs structurels doivent être soumis pour validation.

• Tous les travaux d'installation au plafond doivent être réalisés par l'entreprise de montage agréée Gielissen ou par des monteurs désignés par le lieu de l'événement.

• Toutes les plates-formes de travail doivent être équipées d'un garde-corps, d'une traverse intermédiaire et d'une plinthe. Les outils doivent être maintenus par des cordons de sécurité dans la mesure où cela est raisonnablement possible.

• Les plates-formes de travail fixes et mobiles doivent être adaptées à l'usage prévu (voir « plates-formes de travail »).

• Des évaluations des risques distinctes sont requises pour les travaux effectués sur un bord non protégé (avant la mise en place des rails). Dans de tels cas, il est obligatoire d’utiliser un équipement antichute.

• Les ouvriers travaillant en hauteur sur une plate-forme autre qu'une plate-forme de travail fixe conçue à cet effet (par exemple, un échafaudage) doivent être attachés à un harnais de sécurité.

• Les intervenants travaillant en hauteur doivent porter un casque de protection adapté ; l'accès au sol aux zones avoisinantes doit être contrôlé afin d'empêcher toute personne de passer accidentellement directement sous des chantiers en hauteur.

• Les ouvriers travaillant au sol à proximité ne doivent pas se trouver directement sous des chantiers en hauteur et doivent porter un casque de sécurité adapté.

Plates-formes de travail

• Toutes les plates-formes élévatrices mobiles (PEM) doivent faire l'objet d'un entretien adéquat.

• Toutes les plates-formes de travail doivent être équipées d'un garde-corps, d'une traverse intermédiaire et d'une plinthe. Les échafaudages mobiles doivent être montés dans les règles de l'art.

• Les tours d'accès mobiles doivent être adaptées à l'usage prévu. Les stabilisateurs doivent être utilisés correctement, en respectant le rapport hauteur/largeur approprié (3,5 fois la largeur minimale de la base à l'intérieur et 3 fois la largeur minimale de la base à l'extérieur).

• Les tours d'accès mobiles ne doivent pas être déplacées lorsqu'elles sont en service et leurs roues doivent être bloquées.

• Les échelles doivent être stabilisées à l'aide de pieds d'appui ou fixées solidement. L'utilisation d'échelles et de escabeaux à usage domestique est strictement interdite.