Gezondheid en veiligheid

Dit hoofdstuk is bedoeld om u voldoende richtlijnen te bieden. Richtlijnen hebben echter hun beperkingen en u bent wettelijk verplicht ervoor te zorgen dat uw teams, aannemers en partners de wet- en regelgeving op het gebied van gezondheid en veiligheid naleven. Als u dit nalaat, kan dit leiden tot vervolging en andere juridische sancties. Mocht u meer hulp of informatie nodig hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen met Breakbulk Support.

Beleidsverklaring

Breakbulk Events & Media beseft dat onze exposanten erop rekenen dat wij op de beursvloer een handelsomgeving bieden die veilig is en geen gezondheidsrisico’s met zich meebrengt. Wij beseffen tevens dat het organiseren van een publiek evenement een bijzondere verantwoordelijkheid met zich meebrengt voor Breakbulk Events & Media en dat onze zorgplicht zich niet alleen uitstrekt tot onze medewerkers, maar ook tot exposanten, aannemers, personeel van de locatie en bezoekers. De organisator draagt de eindverantwoordelijkheid voor de gezondheid en veiligheid op de beurs.

Om ervoor te zorgen dat aan alle gezondheids- en veiligheidsverplichtingen wordt voldaan, zullen de organisatoren:

• Zorg voor voldoende middelen om de doelstellingen op het gebied van gezondheid en veiligheid te verwezenlijken.

• Zorg voor een adequate beheersing van gezondheids- en veiligheidsrisico’s die voortvloeien uit werkzaamheden.

• Overleg met de locatie, exposanten en aannemers over zaken die van invloed zijn op de gezondheid en veiligheid.

• Geef relevante informatie over gezondheid en veiligheid aan werknemers en anderen.

• Zorg ervoor dat alle medewerkers bekwaam zijn om hun taken uit te voeren, met name wat betreft opleidingen op het gebied van gezondheid en veiligheid.

• Zorg er, voor zover redelijkerwijs mogelijk, voor dat de aannemers die we voor de show inhuren, bekwaam zijn.

• Voor zover redelijkerwijs mogelijk ongevallen en gevallen van werkgerelateerde gezondheidsproblemen voorkomen en veilige en gezonde arbeidsomstandigheden handhaven.

Bestrijding van slavernij en mensenhandel

Hyve Group streeft naar de hoogste ethische normen en zet zich in om ervoor te zorgen dat de mensenrechten van alle personen die bij Breakbulk Europe betrokken zijn, worden gerespecteerd en beschermd, en respecteert daarmee de mensenrechten van alle werknemers, aannemers en leveranciers. Het is een voorwaarde voor uw aanwezigheid op de locatie dat u zich houdt aan alle toepasselijke mensenrechten- en arbeidswetgeving, evenals aan de Britse Modern Slavery Act 2015.

Gedwongen, onvrijwillige of kinderarbeid, slavernij en mensenhandel zijn strikt verboden. Werk moet vrijwillig zijn, met de vrijheid om het dienstverband te beëindigen in overeenstemming met de wet. Werknemers hebben het recht op vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen, moeten eerlijk en gelijk worden behandeld en mogen niet worden blootgesteld aan enige vorm van discriminatie, intimidatie of misbruik.

Elektrische bedrading en installatie

Elektrische installaties moeten worden uitgevoerd door een bevoegde aannemer. Alle elektrische apparatuur die op het terrein van de locatie wordt binnengebracht, moet voldoen aan de voorschriften voor elektrische installaties en de voorschriften voor elektrische apparatuur. Voor elke elektrische aansluiting op het elektriciteitsnet van de locatie in Rotterdam moet een conformiteitscertificaat (COC) worden overgelegd. Dergelijke certificaten mogen uitsluitend worden afgegeven door een geregistreerde elektricien.

Indien dit niet het geval is, wordt de apparatuur onmiddellijk op kosten van de exposant uit het gebouw verwijderd en worden de kosten voor eventuele schade veroorzaakt door defecte apparatuur aan de exposant in rekening gebracht.

In Europa moeten exposanten en aannemers zich houden aan de elektrische voorschriften van de locatie. Alle exposanten en aannemers moeten zich houden aan de lokale wetgeving en de voorschriften van de locatie.

• Alle werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door bekwame en gediplomeerde elektriciens en alle tijdelijke installaties moeten worden beveiligd met een aardlekschakelaar en worden gecontroleerd voordat de stand van stroom wordt voorzien.

• Tijdens de opbouw en afbouw mag stroom uitsluitend worden afgenomen van de tijdelijke aansluitingen die door de officiële elektricien zijn aangelegd; onder geen enkele omstandigheid mogen stopcontacten van schoonmaakpersoneel of andere stopcontacten in de zaal worden gebruikt.

• Er moeten voldoende stopcontacten aanwezig zijn die correct zijn geïnstalleerd en het juiste vermogen hebben, zodat het gebruik van verlengsnoeren en lange snoeren niet nodig is. Indien dit onvermijdelijk is, moeten verlengsnoeren voorzien zijn van de juiste zekering en mag er slechts één per stopcontact worden gebruikt. Stekkerdozen mogen niet worden gebruikt.

Aansprakelijkheidsverzekering

Exposanten zijn verantwoordelijk voor het afsluiten van een PLI-verzekering voor hun expositiemateriaal, eigendommen en personeel tegen alle risico’s zoals vermeld in de Algemene Voorwaarden. Apparatuur dient gedurende de gehele looptijd van de beurs zowel tijdens het transport als ter plaatse op het beursterrein verzekerd te zijn. U hebt een unieke link ontvangen om het certificaat naar uw portaal te uploaden. Als u zelf voor een PLI-verzekering zorgt, dient u een kopie van het certificaat te uploaden. Neem contact op met Breakbulk Support als u meer hulp nodig heeft.

Alle kopieën van verzekeringspolissen moeten vóór de deadline op de eerste opbouwdag worden ingediend. De exposant is volledig verantwoordelijk voor het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering met een dekkingssom van £ 2.000.000.

• De premie bedraagt € 195,00.

• Deze verzekering is uitsluitend beschikbaar voor exposerende bedrijven; aannemers dienen zelf een verzekering af te sluiten met de vereiste dekkingsgraad.

De verzekeringsdekking moet het volgende omvatten:

• Aansprakelijkheidsverzekering (met een dekkingssom van £ 2.000.000)

• Lichamelijk letsel

• Aanspraken van derden

• Gemaakte kosten en/of verliezen van welke aard dan ook, met inbegrip van verliezen die voortvloeien uit het afgelasten of uitstellen van de tentoonstelling

• Dekking van medische kosten en bagage

• Waarde van de stand, inclusief de inrichting

Een volledige polisvoorwaarden, waarin de voorwaarden en uitzonderingen van de dekking zijn opgenomen, is verkrijgbaar bij InEvexco Ltd. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om de polisvoorwaarden door te lezen, aangezien er enkele uitsluitingen van toepassing zijn. Deze dienst wordt aangeboden zonder advies en het is de verantwoordelijkheid van de klant om zich ervan te vergewissen dat de minimumdekkingsbedragen toereikend zijn voor zijn behoeften.

De standaarddekkingslimieten die onder de verzekeringsbijdrage vallen, zijn: Dekkingsrubrieken Standaardlimieten Korte samenvatting van de dekking Kosten van de exposant 20.000 GBP Verlies van oninbare kosten die zijn gemaakt als gevolg van annulering, stopzetting, inkorting, uitstel of verplaatsing naar een alternatieve locatie; het onvermogen om de stand/ruimte van de klant te openen of open te houden als gevolg van schade aan eigendommen van de exposant op de locatie, tijdens het transport naar de locatie of schade aan de locatie zelf; te late of uitblijvende aankomst van expositiemateriaal of van het personeel/de vertegenwoordigers van de klant; het niet ontruimen van de locatie binnen de contractuele termijn; redelijke extra kosten en uitgaven gemaakt om een verlies te voorkomen of te beperken; om redenen buiten de controle van de klant.

Ladders

Ladders mogen worden gebruikt wanneer het niet haalbaar is om een werkplatform te gebruiken, of wanneer de werkzaamheden weinig risico met zich meebrengen. Ladders moeten te allen tijde worden gebruikt in overeenstemming met de instructies van de fabrikant. Daarnaast moeten de volgende richtlijnen worden nageleefd:

• Ladders moeten een ‘industriële’ classificatie hebben.

• Ladders voor werkzaamheden op meer dan 4 meter hoogte zijn niet toegestaan.

• Ladders die tegen een muur worden geplaatst, moeten in de juiste hoek worden gezet.

• Ladders mogen alleen op een vlakke ondergrond worden gebruikt en moeten stevig worden vastgezet, bijvoorbeeld door ze goed vast te binden of, als laatste redmiddel, met steunpoten

• De bovenste treden mogen niet als werkplatform worden gebruikt.

• Gebruikers moeten tijdens het op- en afstappen te allen tijde met het gezicht naar de ladder staan.

• Trapladders mogen niet zijdelings worden gebruikt wanneer er zijdelingse krachten op worden uitgeoefend.

• Er mag slechts één persoon op een ladder of trapladder klimmen of werken.

• Gebruikers moeten zich niet te veel op de hals halen.

• Trappen en ladders moeten bij elk gebruik worden gecontroleerd op geschiktheid en gebreken.

• Draag tijdens het gebruik altijd stevige schoenen.

• Moet op een vlakke ondergrond worden geplaatst.

• Als de ladder moet worden verplaatst, moeten de medewerkers eerst van de ladder afstappen om deze te verplaatsen; ze mogen niet op de ladder blijven staan terwijl deze wordt verplaatst.

Werkwijze

Een werkplan is een essentieel document dat wordt gebruikt tijdens veiligheidsinstructies en dat duidelijke en specifieke instructies bevat over hoe een werkgerelateerde taak veilig moet worden uitgevoerd of hoe een apparaat moet worden bediend.

Bij het opstellen van uw werkplan moet u:

• Breng alle mogelijke gevaren in verband met de taak of het proces in kaart en beschrijf deze.

• Geef gedetailleerde instructies over hoe de taak veilig kan worden uitgevoerd, inclusief de benodigde stappen, procedures en veiligheidsmaatregelen.

Een goed opgesteld werkplan zorgt ervoor dat alle werkzaamheden worden uitgevoerd in overeenstemming met de gezondheids- en veiligheidsnormen, waardoor risico’s voor personeel en eigendommen tot een minimum worden beperkt.

Exposanten met alleen standruimte zijn verplicht de onderstaande documentatie in te dienen.

Gelieve alle formulieren samen met de standontwerpen ter beoordeling in te dienen bij Essential Events.

Uiterste datum: maandag 27 april 2026.

BBEU26 - Formulier voor exposanten met alleen standruimte
BBEU26 - Risicobeoordeling
BBEU25 - Werkplan 

PBM

Alle exposanten en aannemers moeten tijdens de opbouw- en afbouwperiodes te allen tijde geschikte persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) dragen. De locatie en de organisatoren staan niet toe dat er met de werkzaamheden wordt begonnen zonder adequate PBM.

Raadpleeg de veiligheidsinstructies van Rotterdam Ahoy voor meer informatie over de vereiste PBM ter plaatse.

De minimumvereisten omvatten, maar zijn niet beperkt tot, de hieronder genoemde punten; de vereisten variëren echter naargelang de taak: 

• Geschikt schoeisel: Tijdens de opbouw- en afbraakperiodes is het dragen van schoenen met hakken, sandalen of open schoenen niet toegestaan. Tijdens de opbouw- en afbraakperiodes moet veiligheidsschoenen worden gedragen.

• Het dragen van veiligheidsvesten wordt ten zeerste aanbevolen tijdens het opbouwen en afbreken in de laadruimtes buiten.

• Personen die in de buurt van werkzaamheden op hoogte werken, moeten een geschikte veiligheidshelm dragen.

• Er moeten ladders van de juiste hoogte worden gebruikt. Zorg ervoor dat uw aannemer de juiste uitrusting voor werken op hoogte meebrengt.

Raadpleeg het hoofdstuk „Werken op hoogte“ voor meer informatie over de benodigde uitrusting.

Melding van arbeidsongevallen en beroepsziekten

Werknemers moeten een ongeval onmiddellijk melden aan het kantoor van de organisatoren en aan hun werkgevers. De veiligheids- en gezondheidsfunctionaris van de organisatoren moet ter plaatse een rapport opstellen.

Risicobeoordelingen

De Hyve Group heeft een passende en toereikende beoordeling uitgevoerd van de risico’s die aan dit evenement verbonden zijn; nadere informatie hierover is verkrijgbaar bij het kantoor van de organisator. De algemene risico’s die aan elke beurs verbonden zijn, zijn als volgt:

• Struikelgevaar

• Meerdere aannemers die op één werkplek werkzaam zijn

• Val bij werkzaamheden op hoogte en bij werkzaamheden aan een stroomvoerende rand

• Voorwerpen die van hoogte vallen of ladingen die van voertuigen vallen

• Letsel door aanrijdingen met rijdende voertuigen

• Structurele instorting van tribunes of een beursstand

• Uitbraak van de veteranenziekte door een waterpartij

• Voedselvergiftiging door een tijdelijke eetgelegenheid

• Brand

• Grote calamiteit en civiele noodsituatie

• Te lange werkdagen.

Dit is een overzicht en geenszins een volledige opsomming van de risico’s die aan dit evenement verbonden zijn. Het is de absolute plicht van alle partijen om ervoor te zorgen dat, overeenkomstig de EU-kaderrichtlijn (89/391/EEG) en andere relevante wetgeving, voldoende risicobeoordelingen worden uitgevoerd voor alle significante risico’s. De wetgeving schrijft ook voor dat risico’s moeten worden beperkt met het oog op een maximale vermindering van het risiconiveau, binnen de grenzen van wat redelijkerwijs haalbaar is. In het algemeen moet de nadruk altijd liggen op het elimineren of verminderen van risico's bij de bron. Men moet niet vergeten dat persoonlijke beschermingsmiddelen meestal een laatste redmiddel zijn.

Een risicobeoordeling is een belangrijke stap in het beschermen van uw werknemers en uw bedrijf, evenals in het naleven van de wet. Het helpt u zich te concentreren op de risico's die er echt toe doen op uw werkplek – de risico's die schade kunnen veroorzaken.

U bent verplicht om mensen te beschermen voor zover dat redelijkerwijs haalbaar is. Het gaat simpelweg om een zorgvuldige afweging van wat schade aan mensen kan toebrengen, zodat u kunt beoordelen of u voldoende voorzorgsmaatregelen hebt genomen of dat u meer moet doen om schade te voorkomen. Werknemers en anderen hebben recht op bescherming tegen schade die wordt veroorzaakt door het nalaten van redelijke beheersmaatregelen.

Alleen exposanten van Space Only zijn verplicht de onderstaande documentatie in te dienen.

Gelieve alle formulieren samen met de standontwerpen ter beoordeling in te dienen bij Essential Events.

Uiterste datum: maandag 27 april 2026

BBEU26 - Formulier uitsluitend voor exposantenruimte
BBEU26 - Risicobeoordeling
BBEU25 - Werkplan 

Stroboscoopverlichting/vuurwerk

Stroboscoopeffecten zijn niet toegestaan.

Rook, roken en vuurwerk zijn niet toegestaan in Rotterdam Ahoy. Lasers mogen uitsluitend binnen de afgebakende ruimte van de stand worden gebruikt, nooit daarbuiten of op de wanden of het plafond van de hal. Alle speciale effecten moeten worden beschouwd als bijzondere risico’s en zijn onderworpen aan strenge controles in overeenstemming met een risicobeoordeling en de toepasselijke wettelijke en locatievoorschriften. Meer informatie hierover is verkrijgbaar bij de organisator.

Voertuigen op bokken

Wij moeten ten minste 28 dagen voor het evenement op de hoogte worden gesteld van alle tentoongestelde voertuigen. Voertuigen moeten op het standterrein worden geplaatst, op een afstand van ten minste 2 meter van de rand van de stand. Voertuigen die op stands worden tentoongesteld, moeten:

• Tijdens de openingstijden van het evenement stil staan en met uitgeschakelde motor.

• Zorg ervoor dat er slechts een minimale hoeveelheid brandstof in zit.

• Zorg voor een afsluitbare tankdop.

• Zorg ervoor dat er een lekbak onder de motor staat.

• Word meegenomen in de risicobeoordeling van de stand.

Afhankelijk van een risicobeoordeling kan het nodig zijn de accu los te koppelen bij voertuigen die ouder zijn dan tien jaar.

Afspraken over aanlever- en ophaaltijden/-data moeten worden besproken met en goedgekeurd door de organisatoren. Exposanten kan worden gevraagd een reservesleutel bij de organisatoren achter te laten voor noodgevallen.

Voertuigen met verbrandingsmotoren mogen alleen in de hallen en andere overdekte evenementruimtes worden tentoongesteld na toestemming van de organisatoren. De inhoud van de brandstoftanks van het voertuig moet worden teruggebracht tot het minimumniveau dat nodig is om het voertuig het terrein op en af te rijden en, waar mogelijk, moeten de tankdoppen worden vergrendeld.

Afhankelijk van het evenement in kwestie en de locatie van de tentoonstelling kunnen andere veiligheidsmaatregelen vereist zijn, zoals het onbruikbaar maken van brandstoftanks, het loskoppelen van accu's en/of het inzetten van beveiligingspersoneel.

In het geval van elektrisch aangedreven voertuigen moeten de aandrijfaccu's met behulp van de veiligheidsschakelaar (hoofdschakelaar) van de aandrijving worden losgekoppeld.

Terreinvoertuigen

Voor alle voertuigpresentaties in de openlucht is voorafgaande toestemming van de locatie vereist. Exposanten moeten gegevens zoals het gewicht en de afmetingen van het voertuig doorgeven aan het operationele team, dat in overleg met de locatie de toestemming zal regelen en de plaats van de presentatie zal bepalen.

Vergunningen voor laswerkzaamheden en soortgelijke werkzaamheden met open vuur

Laswerkzaamheden aan materiaal van de exposant zijn alleen toegestaan na overleg en met toestemming van de technische dienst van Rotterdam Ahoy.

Werken op hoogte

Aannemers/exposanten die op hoogte werken, moeten zich houden aan de EU-richtlijn inzake werken op hoogte (2001/45). Daarom moet voor alle werkzaamheden op hoogte een risicobeoordeling worden uitgevoerd.

Indien er geen specifieke hoogtebeperkingen gelden, bedraagt de maximaal toegestane standhoogte 6 meter. Voor stands die hoger zijn dan 4 meter moeten constructieberekeningen ter goedkeuring worden ingediend.

• Alle montagewerkzaamheden aan het plafond moeten worden uitgevoerd door de officiële montagebedrijven Gielissen of door de door de locatie aangewezen monteurs.

• Alle werkplatforms moeten zijn voorzien van een leuning, een tussenleuning en een voetplank. Gereedschap moet, voor zover redelijkerwijs mogelijk, aan een veiligheidslijn worden bevestigd.

• Vaste en mobiele werkplatforms moeten geschikt zijn voor het beoogde doel (zie werkplatforms).

• Voor werkzaamheden aan een open rand (voordat de leuningen zijn aangebracht) zijn afzonderlijke risicobeoordelingen vereist. In dergelijke gevallen moet altijd valbeveiligingsmateriaal worden gebruikt.

• Werknemers die op hoogte werken en niet op een daarvoor bestemd vast werkplatform (bijvoorbeeld een steiger) moeten zich vastmaken.

• Werknemers die op hoogte werken, moeten geschikte hoofdbescherming dragen; de toegang tot de omgeving vanaf de grond moet worden geregeld om te voorkomen dat personen per ongeluk recht onder de werkzaamheden op hoogte komen te lopen.

• Werknemers op de grond in de omgeving mogen niet direct onder hoogwerkers werken en moeten geschikte hoofdbescherming dragen, zoals een veiligheidshelm.

Werkplatforms

• Alle mobiele hoogwerkers (MEWPS) moeten goed worden onderhouden.

• Alle werkplatforms moeten zijn voorzien van een leuning, een tussenleuning en een voetplank. Verplaatsbare steigers moeten correct zijn opgebouwd.

• Verplaatsbare opbouwtorens moeten geschikt zijn voor het beoogde doel. Steunpoten moeten correct worden gebruikt, met de juiste verhouding tussen hoogte en breedte (3,5 keer de kortste basisbreedte binnenshuis en 3 keer de kortste basisbreedte buitenshuis).

• Verplaatsbare opklimtorens mogen tijdens het gebruik niet worden verplaatst en de wielen moeten worden geblokkeerd.

• Ladders moeten worden vastgezet of vastgebonden. Het gebruik van huishoudelijke ladders en trapjes is ten strengste verboden.