C Teleport’un Akıllı Platformu, Ekip Üyelerinin Hareketliliğini Destekliyor

C Teleport, işletmelerin uçuş ve otel rezervasyonlarını kolayca yapma, değiştirme veya iptal etme imkânı sunan akıllı ve kullanıcı dostu bir platformla mürettebat seyahat yönetiminde devrim yaratıyor. Breakbulk Europe fuarına ilk kez katılan şirket, madencilik, petrol ve gaz, enerji ve yenilenebilir enerji gibi sektörlere giderek daha fazla destek veriyor. Rotterdam merkezli şirketin karmaşık, küresel operasyonlar için seyahati nasıl dönüştürdüğünü öğrenmek üzere, C Teleport'un denizcilik, petrol ve gaz satış direktörü Marie-Clare Boyes ile bir araya geldik.

S: Denizcilik ve parça yük sektörleri, e-posta zincirleri ve birbirinden kopuk platformlar gibi modası geçmiş iş akışlarına hâlâ büyük ölçüde bağımlıdır. Bu sektörlerde seyahat yönetiminde karşılaştığınız en büyük zorluklar nelerdir?

MCB: En büyük zorluk, günlük işleyişi “bozmadan” modernizasyonun bir yolunu bulmaktır. Bu sektörler geniş ve karmaşıktır; birçok süreç yıllar önce oluşturulmuştur. Bunları değiştirmek kolay değildir, özellikle de işler hâlâ “yürüyor”sa. Bunu mürettebat seyahatlerinde sıkça görüyoruz. Uçuş rezervasyonları genellikle bir seyahat acentesi aracılığıyla e-posta veya telefonla yapılır; bu işlemler çoğu zaman zaman baskısı altında veya normal çalışma saatleri dışında gerçekleşir. Liman gecikmeleri, tıbbi acil durumlar veya vize sorunları nedeniyle planlar değiştiğinde, yeniden rezervasyon süreci yavaş ve karmaşıktır. Liman acenteleri, personel temin ajansları ve İK gibi sürece dahil olan herkes kendi araçlarını veya elektronik tablolarını kullanma eğilimindedir. Bu da yinelemelere, hatalara ve iletişim sorunlarına yol açar. Çoğu zaman, kimse maliyetler, mürettebatın uygunluğu veya uyumluluk durumunu gerçek zamanlı olarak net bir şekilde göremez.

Bunun sürekli tekrarlanmasının birkaç nedeni var. Birçok şirket, alışık oldukları için eski süreçlere bağlı kalıyor. Yeni platformlar, COMPAS veya Adonis gibi mevcut personel yönetim sistemleriyle her zaman uyumlu çalışmıyor. Veriler genellikle farklı sistemlere dağılmış durumda olduğundan, otomasyon yapmak veya güvenilir içgörüler elde etmek zorlaşıyor. Son olarak, mürettebat yöneticileri işleri manuel olarak halletmeye alışkındır ve kontrolü kaybetmekten veya yerlerine başkasının geçmesinden endişe duyarlar. Sonuçta sorun, sürecin sadece bir adımı değil, tüm yapıdır. İşte bu da, özellikle hızlı, doğru ve maliyet etkin olması gerektiğinde seyahat yönetimini bu kadar zor hale getiren şeydir.

S: C Teleport platformu, seyahat rezervasyonlarının yapılması, değiştirilmesi ve iptal edilmesini geleneksel yöntemlere kıyasla nasıl kolaylaştırıyor?

MCB: Müşterilerimiz, C Teleport’un seyahat yönetimlerini kökten değiştirdiğini, özellikle de zaman kazanma ve esneklik sağlama konusunda büyük fark yarattığını sürekli olarak dile getiriyor. Örneğin, onlarca yıllık deneyime sahip bir mürettebat yöneticisi, C Teleport’u kullanmaya başlamadan önce uçuş rezervasyonlarının seyahat acenteleriyle sürekli yazışmalar, teklifleri manuel olarak karşılaştırma ve onayları beklemeyi gerektirdiğini anlattı. Bu süreç zaman alıcıydı ve genellikle onları masalarına mahkum ediyordu. Artık süpermarkette ya da yürüyüşte olsalar bile bilgisayarlarından veya telefonlarından anında uçuş rezervasyonu yapıp değişiklik yapabiliyorlar. Bu esneklik ve kontrol düzeyi, mürettebat değişikliklerine veya son dakika aksaklıklarına hızlı bir şekilde yanıt vermesi gereken kişiler için oyunun kurallarını değiştiren bir unsur.

Diğer kullanıcılar ise platformun ne kadar sezgisel olduğunu vurguluyor. Aracılara ihtiyaç duymadan seçenekleri karşılaştırma ve hızlı, emin kararlar alma imkanı büyük bir fark yaratıyor. Mobil uygulama ise hareket halindeyken her şeyi yönetmeyi daha da kolaylaştırıyor. Birçok kişi, uçak ve otel rezervasyonlarını tek bir entegre platformda birleştirmenin zaman kazanmalarına ve zahmetten kurtulmalarına yardımcı olduğunu belirtiyor. Birden fazla aracı arasında gidip gelmek yerine, tüm seyahatlerini tek bir yerden planlayabiliyorlar.

Genel olarak müşteriler, C Teleport’un kendilerine kontrolü geri kazandırmasını, saatlerce sürecek manuel işlerden kurtarmasını ve ihtiyaç duyduklarında hızlı yanıt veren müşteri hizmetleri ile destek olmasını takdir ediyor. Birçokları için bu sadece bir araç değil, işleyişlerinin vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir.

S: Başarı hikayeleri veya gerçek hayattan örnekler paylaşabilir misiniz?

MCB: Evet, denizcilik ve nakliye sektöründeki birçok şirket şimdiden somut sonuçlar elde etti. Fugro, platformun küresel operasyonlarında mürettebat değişimlerini nasıl kolaylaştırdığını anlattı. Eskiden farklı araçlar ve ekipler gerektiren işlemler artık tek bir yerden yürütülüyor, bu da zamandan tasarruf sağlıyor ve gidip gelmeleri azaltıyor. Arayüzün kullanımı kolay olduğu için koordinatörlerinin kısa sürede alıştığını belirttiler. Ayrıca farklı departmanların daha iyi bir şekilde birlikte çalışmasına da yardımcı oldu. Büyük hacimler ve sık değişiklikler göz önüne alındığında, bu durum günlük işlerinde büyük bir fark yarattı.

Blue Planet Shipping, tek bir platform üzerinden hem uçak biletlerini hem de otel rezervasyonlarını yapmanın kolaylığını vurguladı. Platformu kullanımı kolay ve güvenilir buluyorlar. Mobil uygulama, beklenmedik seyahat sorunları yaşandığında bile değişiklikleri hızlı bir şekilde yönetmelerine yardımcı oluyor. Ayrıca, destek ekibinin hızlı yanıt verme yeteneğine de dikkat çektiler; bu da günlük operasyonlarına güven katıyor. Rederi AB Väderö Tank, C Teleport'un mürettebat seyahatleri ve gemi verilerini yönetme şeklini dönüştürdüğünü bildirdi. Artık görevleri daha az adımda tamamlıyorlar ve tüm bilgileri merkezi bir kontrol panelinde otomatik olarak güncel tutuyorlar. Manuel koordinasyondan uzaklaşarak, bazı müşteriler daha önce günlük seyahat yönetimi görevlerine harcadıkları zamanın %75'ine kadar tasarruf ettiklerini bildirdi.

S: C Teleport, nakliye ve lojistik şirketlerinin kullandığı mevcut sistemlerle nasıl entegre oluyor?

MCB: Çoğu şirket halihazırda personel planlama, İK, finans ve raporlama araçlarını kullanmaktadır. Buradaki zorluk, bu araçları daha fazla karmaşıklık yaratmadan birbiriyle uyumlu hale getirmektir. İşte bu nedenle C Teleport, mevcut sistemleri değiştirmek yerine, şirketlerin halihazırda kullandığı sistemlerle entegre olacak şekilde tasarlanmıştır. Halihazırda Cloud Fleet Manager ve COMPAS gibi yazılımlarla uyumludur. Ancak hedefimiz sadece tanınmış isimlerle sınırlı kalmamaktır. Amacımız, bir şirketin kullandığı her türlü sistemle entegre olmaktır.

Bir sistem veri gönderebiliyor veya alabiliyorsa, C Teleport bu sisteme bağlanabilir. Bağlantı kurulduktan sonra, rezervasyon verileri sistemler arasında otomatik olarak aktarılır – çift giriş yok, sekme değiştirme yok, gecikme yok. Bu, C Teleport’un web hizmetleri veya API’ler aracılığıyla bağlanabilmesi sayesinde mümkündür. Müşteri bir uç noktayı paylaşır ve veriler tercih ettikleri formatta gönderilebilir veya alınabilir. Bunun avantajı, daha sorunsuz bir iş akışıdır: daha az hata, daha hızlı koordinasyon ve planlama, seyahat ve maliyetler arasında tek bir tutarlı görünüm.

S: Yakın gelecekte C Teleport'tan ne tür gelişmeler veya yeni özellikler bekleyebiliriz?

MCB: Odaklandığımız temel alanlardan biri, daha hızlı ve daha kolay entegrasyon. Seyahat operasyonları genellikle mürettebat planlaması, insan kaynakları ve finans gibi birçok sistemi kapsar ve bu sistemler nadiren birbirleriyle uyumlu çalışır. Bu uyumsuzluk gecikmelere, hatalara ve fazladan idari iş yüküne yol açar. Amacımız, bir şirketin kullandığı herhangi bir sistemle bir gün içinde bağlantı kurulmasını sağlayarak bu uyumsuzluğu ortadan kaldırmaktır. Karmaşık kurulumlar yok. Geçici çözümler yok. Sadece seyahat rezervasyonları ile halihazırda kullanılan araçlar arasında doğrudan bir bağlantı.

Bir diğer öncelik ise raporlamanın iyileştirilmesidir. Şirketler ayda yüzlerce veya binlerce personel değişimi gerçekleştirdiğinde, seyahat harcamaları hızla artar. Net veriler, doğru sınıflandırma ve gerçek zamanlı görünürlük olmadan kontrolü elinde tutmak zordur. Power BI gibi araçlarla doğrudan entegrasyon, ekiplere gemi, proje veya ekip bazında tüm seyahat faaliyetlerini tek bir ekrandan net bir şekilde görebilme imkanı sunacaktır. Bu iyileştirmeler, şirketlerin bütçeler üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmalarına, harcamaları takip etmelerine ve güvenilir verilerle daha iyi kararlar almalarına yardımcı olacaktır.

S: C Teleport, Breakbulk Europe fuarına ilk kez katılıyor. Bu etkinliğin şirketinize ne gibi bir katkı sağlayacağını öngörüyorsunuz ve en çok hangi tür şirketlerle tanışmayı dört gözle bekliyorsunuz?

MCB: Breakbulk Europe fuarında yer almaktan büyük heyecan duyuyoruz, çünkü bu fuar, madencilik, petrol ve gaz, enerji ve yenilenebilir enerji gibi giderek daha fazla destek verdiğimiz sektörleri bir araya getiriyor. Bu sektörler genellikle yoğun personel değişimi, uzak proje lokasyonları ve son dakika seyahat değişiklikleriyle uğraşmaktadır. Bu, platformumuzun karmaşık seyahat operasyonlarını daha fazla kontrol ve daha az manuel iş yüküyle yönetmeye nasıl yardımcı olduğunu gösterme fırsatıdır. Özellikle, mürettebat seyahatlerini hala e-postalar veya birbirinden bağımsız araçlar aracılığıyla yöneten şirketlerle bağlantı kurmayı hedefliyoruz; çünkü benzer durumdaki diğer şirketlerin daha hızlı ve daha güvenilir bir sürece geçmelerine zaten yardımcı olduk.

Breakbulk Europe 2025 13-15 Mayıs tarihlerinde Rotterdam Ahoy'da gerçekleşecek. C Teleport ekibiyle 2G91 numaralı stantta tanışabilirsiniz.