Het Smart Platform van C Teleport zorgt voor mobiliteit van het personeel

C Teleport zorgt voor een revolutie in het reisbeheer voor bemanningen met een slim, gebruiksvriendelijk platform waarmee bedrijven eenvoudig vluchten en hotels kunnen boeken, wijzigen of annuleren. Het bedrijf, dat voor het eerst als exposant aanwezig is op Breakbulk Europe, ondersteunt in toenemende mate sectoren zoals mijnbouw, olie en gas, energie en hernieuwbare energie. We spraken met Marie-Clare Boyes, verkoopdirecteur voor de maritieme sector, olie en gas bij C Teleport, om te horen hoe het in Rotterdam gevestigde bedrijf het reizen voor complexe, wereldwijde operaties transformeert.

V: De scheepvaart- en stukgoedsectoren zijn nog steeds sterk afhankelijk van verouderde werkprocessen, zoals e-mailketens en onderling niet-gekoppelde platforms. Wat zijn volgens u de grootste uitdagingen op het gebied van reisbeheer voor deze sectoren?

MCB: De grootste uitdaging is een manier te vinden om te moderniseren zonder de dagelijkse bedrijfsvoering te „verstoren“. Deze sectoren zijn groot en complex, en veel processen zijn jaren geleden opgezet. Het is niet eenvoudig om die te veranderen, vooral niet als alles nog steeds „goed werkt“. We zien dit vaak bij het reizen van bemanningsleden. Vluchtboekingen worden vaak per e-mail of telefoon via een reisagent geregeld, meestal onder tijdsdruk of buiten de reguliere werktijden. Wanneer plannen veranderen als gevolg van vertragingen in de haven, medische noodsituaties of visumproblemen, verloopt het omboeken traag en rommelig. Alle betrokkenen – havenagenten, bemanningsbureaus en HR – hebben de neiging om hun eigen tools of spreadsheets te gebruiken. Dat leidt tot dubbel werk, fouten en miscommunicatie. Vaak heeft niemand in realtime een duidelijk overzicht van de kosten, de beschikbaarheid van bemanningsleden of de naleving van regelgeving.

Er zijn een aantal redenen waarom dit steeds weer gebeurt. Veel bedrijven houden vast aan oude processen omdat ze daar vertrouwd mee zijn. Nieuwe platforms sluiten niet altijd goed aan op bestaande bemanningssystemen zoals COMPAS of Adonis. Gegevens zijn vaak verspreid over verschillende systemen, waardoor het moeilijk is om te automatiseren of betrouwbare inzichten te verkrijgen. Ten slotte zijn bemanningsmanagers gewend om zaken handmatig af te handelen en zijn ze bang de controle te verliezen of vervangen te worden. Uiteindelijk gaat het probleem niet slechts om één stap in het proces, maar om de hele opzet. En dat is precies wat het regelen van reizen zo moeilijk maakt, vooral wanneer het snel, nauwkeurig en kostenefficiënt moet gebeuren.

V: Op welke manier vereenvoudigt het platform van C Teleport het boeken, wijzigen en annuleren van reisarrangementen in vergelijking met traditionele methoden?

MCB: Klanten vertellen ons keer op keer dat C Teleport de manier waarop ze hun reizen beheren ingrijpend heeft veranderd, vooral als het gaat om tijdwinst en flexibiliteit. Zo vertelde een bemanningsmanager met tientallen jaren ervaring ons dat het boeken van vluchten vóór de invoering van C Teleport neerkwam op heen-en-weer-gepraat met reisbureaus, het handmatig vergelijken van offertes en het wachten op bevestigingen. Dat was tijdrovend en hield hen vaak aan hun bureau gekluisterd. Nu kunnen ze vluchten direct boeken en wijzigen, vanaf hun computer of telefoon, of ze nu in de supermarkt zijn of een wandeling maken. Die mate van flexibiliteit en controle is een echte doorbraak voor mensen die snel moeten reageren op bemanningswisselingen of last-minute verstoringen.

Anderen benadrukken hoe intuïtief het platform is. De mogelijkheid om opties te vergelijken en snel, met vertrouwen beslissingen te nemen, zonder afhankelijk te zijn van een tussenpersoon, maakt een groot verschil. En dankzij de mobiele app is het nog eenvoudiger om alles onderweg te regelen. Velen noemen ook dat het combineren van vlucht- en hotelboekingen op één gestroomlijnd platform hen helpt tijd te besparen en gedoe te verminderen. In plaats van met meerdere tools te moeten jongleren, kunnen ze hun hele reis op één plek plannen.

Over de hele linie waarderen klanten dat C Teleport hen weer de controle geeft, hen uren aan handmatig werk bespaart en hen ondersteunt met een responsieve klantenservice wanneer dat nodig is. Voor velen is het niet zomaar een hulpmiddel, maar is het een essentieel onderdeel geworden van hun bedrijfsvoering.

V: Kun je misschien enkele succesverhalen of praktijkvoorbeelden delen?

MCB: Ja, verschillende bedrijven in de maritieme sector en de scheepvaart hebben al merkbare resultaten geboekt. Fugro vertelde hoe het platform het wisselen van bemanning bij hun wereldwijde activiteiten heeft vereenvoudigd. Wat voorheen verschillende tools en teams vereiste, wordt nu op één plek afgehandeld, wat hen tijd bespaart en het heen-en-weer-gepraat vermindert. Ze merkten op dat de interface gebruiksvriendelijk is, waardoor hun coördinatoren er snel mee overweg konden. Het zorgde er ook voor dat verschillende afdelingen beter samenwerkten. Gezien de grote volumes en frequente wijzigingen maakte dit een groot verschil in hun dagelijkse werkzaamheden.

Blue Planet Shipping benadrukte het gemak waarmee zowel vluchten als hotels via één platform kunnen worden geboekt. Ze vinden het platform gebruiksvriendelijk en betrouwbaar. Dankzij de mobiele app kunnen ze wijzigingen snel doorvoeren, zelfs bij onverwachte reisproblemen. Ze wezen ook op de snelle reacties van het ondersteuningsteam, wat hen extra vertrouwen geeft in hun dagelijkse werkzaamheden. Rederi AB Väderö Tank meldde dat C Teleport de manier waarop zij de reizen van bemanningsleden en scheepsgegevens afhandelen, ingrijpend heeft veranderd. Ze voeren taken nu in minder stappen uit en beschikken automatisch over actuele informatie in een gecentraliseerd dashboard. Door af te stappen van handmatige coördinatie hebben sommige klanten gemeld dat ze tot 75% van de tijd besparen die ze voorheen aan dagelijkse taken op het gebied van reisbeheer besteedden.

V: Hoe kan C Teleport worden geïntegreerd met bestaande systemen die door transport- en logistieke bedrijven worden gebruikt?

MCB: De meeste bedrijven maken al gebruik van tools voor personeelsplanning, HR, financiën en rapportage. De uitdaging is om die tools op elkaar af te stemmen, zonder dat dit tot extra complexiteit leidt. Daarom is C Teleport zo ontworpen dat het aansluit op de systemen die teams al gebruiken, in plaats van deze te vervangen. Het werkt al samen met software zoals Cloud Fleet Manager en COMPAS. Toch is het niet de bedoeling om het bij de grote namen te laten. Het doel is om te koppelen met elk systeem waarop een bedrijf vertrouwt.

Als een systeem gegevens kan verzenden of ontvangen, kan C Teleport er verbinding mee maken. Zodra de verbinding tot stand is gebracht, stromen de boekingsgegevens automatisch tussen de systemen heen en weer – geen dubbele invoer, geen wisselen tussen tabbladen, geen vertragingen. Dit is mogelijk omdat C Teleport verbinding maakt via webservices of API’s. Een klant deelt een eindpunt, en gegevens kunnen in het door hen gewenste formaat worden gepusht of opgehaald. Het voordeel is een soepelere workflow: minder fouten, snellere afstemming en één consistent overzicht van planning, reizen en kosten.

V: Welke verbeteringen of nieuwe functies kunnen we in de nabije toekomst van C Teleport verwachten?

MCB: Een belangrijk aandachtspunt is een snellere en eenvoudigere integratie. Bij reisactiviteiten zijn vaak meerdere systemen betrokken – personeelsplanning, HR, financiën – en die sluiten zelden goed op elkaar aan. Die kloof leidt tot vertragingen, fouten en extra administratieve rompslomp. Het doel is om die wrijving weg te nemen door het mogelijk te maken om binnen een dag een koppeling te maken met elk systeem dat een bedrijf gebruikt. Geen ingewikkelde installatie. Geen tijdelijke oplossingen. Gewoon een directe koppeling tussen reisboekingen en de tools die al in gebruik zijn.

Een andere prioriteit is betere rapportage. Wanneer bedrijven maandelijks honderden of duizenden bemanningswisselingen afhandelen, lopen de reiskosten snel op. Zonder schone gegevens, een correcte indeling in categorieën en realtime inzicht is het moeilijk om de controle te behouden. Directe koppelingen met tools zoals Power BI bieden teams één duidelijk overzicht van alle reisactiviteiten, per schip, project of team. Deze verbeteringen helpen bedrijven om meer controle te krijgen over budgetten, uitgaven bij te houden en betere beslissingen te nemen op basis van betrouwbare gegevens.

V: C Teleport neemt voor het eerst deel aan Breakbulk Europe. Welke meerwaarde verwacht u dat dit evenement voor uw bedrijf zal opleveren en met wat voor soort bedrijven kijkt u er het meest naar uit om kennis te maken?

MCB: We zijn verheugd om aanwezig te zijn op Breakbulk Europe, omdat hier de sectoren samenkomen die we steeds meer ondersteunen: mijnbouw, olie en gas, energie en hernieuwbare energie. Deze sectoren hebben vaak te maken met grote aantallen bemanningswisselingen, afgelegen projectlocaties en reiswijzigingen op het laatste moment. Het is een kans om te laten zien hoe ons platform helpt bij het beheren van complexe reisactiviteiten, met meer controle en minder handmatig werk. We willen vooral in contact komen met bedrijven die de reizen van hun bemanning nog steeds via e-mail of losstaande tools regelen, omdat we anderen in vergelijkbare situaties al hebben geholpen om over te stappen op een sneller en betrouwbaarder proces.

Breakbulk Europe 2025 vindt plaats van 13 tot en met 15 mei in Rotterdam Ahoy. U kunt het team van C Teleport ontmoeten op stand 2G91.