Die Smart-Plattform von C Teleport sorgt für Mobilität der Mitarbeiter

C Teleport revolutioniert das Reisemanagement für Besatzungen mit einer intelligenten, benutzerfreundlichen Plattform, über die Unternehmen Flüge und Hotels ganz einfach buchen, ändern oder stornieren können. Das Unternehmen, das zum ersten Mal auf der Breakbulk Europe ausstellt, unterstützt zunehmend Branchen wie Bergbau, Öl und Gas, Energie und erneuerbare Energien. Wir haben uns mit Marie-Clare Boyes, Vertriebsleiterin für die Bereiche Schifffahrt, Öl und Gas bei C Teleport, unterhalten, um zu erfahren, wie das in Rotterdam ansässige Unternehmen das Reisemanagement für komplexe, globale Betriebsabläufe verändert.

Frage: Die Schifffahrts- und Stückgutbranche stützt sich nach wie vor stark auf veraltete Arbeitsabläufe wie E-Mail-Ketten und nicht miteinander vernetzte Plattformen. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen im Reisemanagement für diese Branchen?

MCB: Die größte Herausforderung besteht darin, einen Weg zur Modernisierung zu finden, ohne den täglichen Betrieb „lahmzulegen“. Diese Branchen sind groß und komplex, und viele Prozesse wurden vor Jahren etabliert. Sie zu ändern ist nicht einfach, insbesondere wenn alles noch „funktioniert“. Wir beobachten dies häufig bei der Reiseplanung für Besatzungen. Flugbuchungen erfolgen oft per E-Mail oder Telefon über ein Reisebüro, meist unter Zeitdruck oder außerhalb der regulären Arbeitszeiten. Wenn sich Pläne aufgrund von Verzögerungen im Hafen, medizinischen Notfällen oder Visaproblemen ändern, verläuft der Umbuchungsprozess langsam und chaotisch. Alle Beteiligten – Hafenagenten, Besatzungsagenturen und die Personalabteilung – neigen dazu, ihre eigenen Tools oder Tabellenkalkulationen zu verwenden. Das führt zu Doppelarbeit, Fehlern und Missverständnissen. Oft hat niemand in Echtzeit einen klaren Überblick über Kosten, die Verfügbarkeit der Besatzung oder die Einhaltung von Vorschriften.

Es gibt mehrere Gründe, warum dies immer wieder passiert. Viele Unternehmen halten an alten Prozessen fest, weil sie ihnen vertraut sind. Neue Plattformen lassen sich nicht immer gut mit bestehenden Besatzungsmanagementsystemen wie COMPAS oder Adonis verknüpfen. Die Daten sind oft über verschiedene Systeme verstreut, sodass es schwierig ist, Abläufe zu automatisieren oder verlässliche Erkenntnisse zu gewinnen. Schließlich sind Crew-Manager daran gewöhnt, Dinge manuell zu erledigen, und befürchten, die Kontrolle zu verlieren oder ersetzt zu werden. Letztendlich ist das Problem nicht nur ein einzelner Schritt im Prozess, sondern die gesamte Struktur. Genau das macht die Reiseplanung so schwierig, insbesondere wenn sie schnell, präzise und kosteneffizient erfolgen muss.

F: Inwiefern vereinfacht die Plattform von C Teleport die Buchung, Änderung und Stornierung von Reisearrangements im Vergleich zu herkömmlichen Methoden?

MCB: Kunden berichten uns immer wieder, dass C Teleport die Art und Weise, wie sie ihre Reisen verwalten, grundlegend verändert hat – insbesondere, wenn es darum geht, Zeit zu sparen und flexibel zu bleiben. So erzählte uns beispielsweise ein Crewing-Manager mit jahrzehntelanger Erfahrung, dass Flugbuchungen vor der Nutzung von C Teleport ein Hin und Her mit Reisebüros, das manuelle Vergleichen von Angeboten und das Warten auf Bestätigungen bedeuteten. Das war zeitaufwendig und fesselte ihn oft an seinen Schreibtisch. Jetzt können sie Flüge sofort über ihren Computer oder ihr Smartphone buchen und ändern – ganz gleich, ob sie gerade im Supermarkt sind oder spazieren gehen. Dieses Maß an Flexibilität und Kontrolle ist ein entscheidender Vorteil für alle, die schnell auf Besatzungswechsel oder kurzfristige Störungen reagieren müssen.

Andere heben hervor, wie intuitiv die Plattform ist. Die Möglichkeit, Optionen zu vergleichen und schnelle, sichere Entscheidungen zu treffen, ohne auf einen Vermittler angewiesen zu sein, macht einen großen Unterschied. Und die mobile App macht es noch einfacher, alles auch unterwegs zu verwalten. Viele erwähnen zudem, dass die Kombination von Flug- und Hotelbuchungen auf einer einzigen, optimierten Plattform ihnen hilft, Zeit zu sparen und Aufwand zu reduzieren. Anstatt zwischen mehreren Tools hin- und herzuwechseln, können sie ganze Reisen an einem Ort planen.

Insgesamt schätzen die Kunden, dass C Teleport ihnen die Kontrolle zurückgibt, ihnen stundenlange manuelle Arbeit erspart und sie bei Bedarf mit einem reaktionsschnellen Kundenservice unterstützt. Für viele ist es nicht nur ein Werkzeug, sondern mittlerweile ein unverzichtbarer Bestandteil ihrer Arbeitsabläufe.

F: Können Sie uns Erfolgsgeschichten oder Beispiele aus der Praxis nennen?

MCB: Ja, mehrere Unternehmen aus der Schifffahrtsbranche haben bereits messbare Auswirkungen festgestellt. Fugro berichtete, wie die Plattform den Besatzungswechsel bei ihren weltweiten Einsätzen vereinfacht hat. Was früher den Einsatz verschiedener Tools und Teams erforderte, wird nun an einem Ort abgewickelt, was Zeit spart und den Hin- und Her-Austausch reduziert. Das Unternehmen stellte fest, dass die Benutzeroberfläche einfach zu bedienen ist, sodass die Koordinatoren sich schnell damit vertraut machen konnten. Außerdem trug dies zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen bei. Angesichts großer Volumina und häufiger Änderungen machte dies einen großen Unterschied in der täglichen Arbeit aus.

Blue Planet Shipping hob hervor, wie einfach es ist, sowohl Flüge als auch Hotels auf einer einzigen Plattform zu buchen. Das Unternehmen empfindet die Plattform als benutzerfreundlich und zuverlässig. Die mobile App hilft dabei, Änderungen schnell zu bewältigen, selbst bei unerwarteten Problemen während der Reise. Außerdem lobte das Unternehmen die Reaktionsschnelligkeit des Support-Teams, was das Vertrauen in den täglichen Betriebsablauf stärkt. Rederi AB Väderö Tank berichtete, dass C Teleport die Art und Weise, wie das Unternehmen die Reisen der Besatzung und die Schiffsdaten verwaltet, grundlegend verändert hat. Aufgaben lassen sich nun in weniger Schritten erledigen, und alle Informationen werden automatisch in einem zentralen Dashboard auf dem neuesten Stand gehalten. Durch den Verzicht auf manuelle Koordination konnten einige Kunden nach eigenen Angaben bis zu 75 % der Zeit einsparen, die sie zuvor für tägliche Aufgaben im Reisemanagement aufgewendet hatten.

F: Wie lässt sich C Teleport in bestehende Systeme integrieren, die von Speditions- und Logistikunternehmen genutzt werden?

MCB: Die meisten Unternehmen nutzen bereits Tools für die Personalplanung, das Personalwesen, das Finanzwesen und das Berichtswesen. Die Herausforderung besteht darin, diese Tools miteinander zu verknüpfen, ohne dabei die Komplexität zu erhöhen. Aus diesem Grund ist C Teleport so konzipiert, dass es sich in die bereits vorhandenen Systeme der Teams einbindet, anstatt diese zu ersetzen. Es ist bereits mit Software wie Cloud Fleet Manager und COMPAS kompatibel. Das Ziel ist es jedoch nicht, sich auf die großen Namen zu beschränken. Vielmehr soll eine Anbindung an jedes System ermöglicht werden, auf das ein Unternehmen setzt.

Wenn ein System Daten senden oder empfangen kann, kann C Teleport eine Verbindung dazu herstellen. Sobald die Verbindung hergestellt ist, fließen die Buchungsdaten automatisch zwischen den Systemen – keine doppelten Eingaben, kein Wechseln zwischen Registerkarten, keine Verzögerungen. Dies ist möglich, weil C Teleport über Webservices oder APIs eine Verbindung herstellt. Ein Kunde stellt einen Endpunkt zur Verfügung, und die Daten können im gewünschten Format entweder gepusht oder gezogen werden. Der Vorteil ist ein reibungsloser Arbeitsablauf: weniger Fehler, schnellere Koordination und eine einheitliche Übersicht über Planung, Reise und Kosten.

F: Welche Weiterentwicklungen oder neuen Funktionen können wir in naher Zukunft von C Teleport erwarten?

MCB: Ein wichtiger Schwerpunkt ist die schnellere und einfachere Integration. Im Reisemanagement kommen oft mehrere Systeme zum Einsatz – Einsatzplanung, Personalwesen, Finanzwesen – die jedoch selten gut miteinander verbunden sind. Diese Lücke führt zu Verzögerungen, Fehlern und zusätzlichem Verwaltungsaufwand. Das Ziel ist es, diese Reibungsverluste zu beseitigen, indem es ermöglicht wird, innerhalb eines Tages eine Anbindung an jedes beliebige System herzustellen, das ein Unternehmen nutzt. Keine komplexe Einrichtung. Keine Umgehungslösungen. Einfach eine direkte Verbindung zwischen Reisebuchungen und den bereits vorhandenen Tools.

Eine weitere Priorität ist eine bessere Berichterstattung. Wenn Unternehmen monatlich Hunderte oder Tausende von Besatzungswechseln abwickeln, summieren sich die Reisekosten schnell. Ohne saubere Daten, eine korrekte Kategorisierung und Transparenz in Echtzeit ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Direkte Anbindungen an Tools wie Power BI verschaffen den Teams einen klaren Überblick über alle Reiseaktivitäten – nach Schiff, Projekt oder Team. Diese Verbesserungen helfen Unternehmen dabei, mehr Kontrolle über ihre Budgets zu erlangen, Ausgaben nachzuverfolgen und auf der Grundlage zuverlässiger Daten bessere Entscheidungen zu treffen.

F: C Teleport stellt zum ersten Mal auf der Breakbulk Europe aus. Welchen Nutzen versprechen Sie sich von dieser Veranstaltung für Ihr Unternehmen, und auf welche Art von Unternehmen freuen Sie sich am meisten?

MCB: Wir freuen uns sehr, auf der Breakbulk Europe vertreten zu sein, da hier die Branchen zusammenkommen, die wir zunehmend unterstützen – Bergbau, Öl und Gas, Energieversorgung und erneuerbare Energien. Diese Branchen haben oft mit einem hohen Aufkommen an Besatzungswechseln, abgelegenen Projektstandorten und kurzfristigen Reiseänderungen zu tun. Dies ist eine Gelegenheit zu zeigen, wie unsere Plattform dabei hilft, komplexe Reiseabläufe mit mehr Kontrolle und weniger manuellem Aufwand zu verwalten. Wir möchten insbesondere mit Unternehmen in Kontakt treten, die die Reisen ihrer Besatzungen noch immer per E-Mail oder mit nicht miteinander vernetzten Tools abwickeln, da wir bereits anderen in ähnlichen Situationen dabei geholfen haben, auf einen schnelleren und zuverlässigeren Prozess umzustellen.

Breakbulk Europe 2025 findet vom 13. bis 15. Mai im Rotterdam Ahoy statt. Sie können das C Teleport-Team am Stand 2G91 treffen.